Digitale signaturer er blevet en integreret del af moderne forretningsgang, og HR-afdelinger kan drage stor fordel af denne teknologi til håndtering af ansættelseskontrakter, NDA'er og andre HR-dokumenter. Ved at overgå fra traditionelle papirbaserede underskriftsmetoder til digitale signaturer kan HR-afdelinger spare tid, øge effektiviteten og forbedre sikkerheden i deres dokumenthåndtering.
Tidsbesparelse og øget effektivitet
En af de mest markante fordele ved at anvende digitale signaturer i HR-afdelinger er tidsbesparelsen. Traditionelle metoder involverer printning, fysisk transport eller postforsendelse af dokumenter, samt opfølgning for at sikre, at de er underskrevet og returneret. Dette kan tage flere dage eller uger, afhængig af parternes geografiske placeringer. Med digitale signaturer kan dokumenter imidlertid underskrives og returneres inden for få minutter, uanset hvor underskriverne befinder sig .
Digitale signaturer strømliner også processen ved at eliminere behovet for fysisk opbevaring og manuel arkivering af dokumenter. HR-afdelinger kan nemt organisere, gemme og hente digitale dokumenter i sikre, cloud-baserede systemer. Dette reducerer risikoen for tab eller beskadigelse af dokumenter og gør det lettere at holde styr på ansættelseskontrakter, NDA'er og andre vigtige HR-dokumenter .
Forbedret sikkerhed og overholdelse af lovgivning
Sikkerhed er en anden væsentlig fordel ved digitale signaturer. Digitale signaturer er ofte beskyttet af avancerede krypteringsteknologier, der sikrer, at underskriveren er autentificeret, og at dokumentet ikke kan ændres efter underskrivelsen. Dette reducerer risikoen for svindel og uautoriserede ændringer af dokumenter, hvilket er særligt vigtigt for juridisk bindende dokumenter som ansættelseskontrakter og NDA'er .
Desuden kan digitale signaturer hjælpe HR-afdelinger med at overholde lovgivningsmæssige krav og standarder. I mange jurisdiktioner, herunder EU med eIDAS-forordningen, er digitale signaturer anerkendt som juridisk bindende og har samme gyldighed som håndskrevne underskrifter . Dette gør det muligt for virksomheder at sikre overholdelse af lovgivningen, samtidig med at de drager fordel af de effektivitetsgevinster, digitale signaturer tilbyder.
Omkostningsbesparelser
Udover at spare tid og øge sikkerheden, kan brugen af digitale signaturer også medføre betydelige omkostningsbesparelser. Ved at reducere behovet for papir, blæk, postforsendelser og fysisk opbevaring af dokumenter, kan HR-afdelinger reducere deres driftsomkostninger. Ifølge en undersøgelse fra Aberdeen Group kan virksomheder, der implementerer digitale signaturer, reducere deres dokumenthåndterings-omkostninger med op til 85%. "Digital Signatures: Accelerating Business Processes." Aberdeen Group.
Miljømæssige fordele
Overgangen til digitale signaturer bidrager også til virksomheders bæredygtighedsmål ved at reducere papirforbruget og dermed deres miljømæssige fodaftryk. Ved at eliminere behovet for fysisk papirproduktion - og håndtering kan virksomheder reducere deres CO2-udledning og støtte bæredygtig forretningspraksis .
Konklusion
HR-afdelinger kan drage stor fordel af at implementere digitale signaturer til ansættelseskontrakter, NDA'er og andre HR-dokumenter. Fordelene omfatter betydelige tids- og omkostningsbesparelser, forbedret sikkerhed, overholdelse af lovgivning og en positiv miljømæssig indvirkning. Ved at overgå til digitale signaturer kan HR-afdelinger forbedre deres operationelle effektivitet og fokusere på deres kerneopgaver med øget tryghed og pålidelighed.
Uanset samarbejdsform er det vigtig at aftale dokumentet er underskrevet og det sker sikkert med ePact digitale Nemid Signaturer.
Dagens arbejdsmarked har været og er i hastigt opbrud over de seneste år, og mange virksomheder vil gerne have en fleksibilitet i de ressourcer, der bruges til at løse konkrete opgaver.
Der kan være mange faldgrupper, der skal iagttages, om det er en ansat, en freelancer eller en selvstændig konsulent.
Hvem er hvem?
En lønmodtager defineres ofte som en person, der modtager løn for personligt arbejde i et tjenesteforhold. En freelancer er derimod en selvstændig konsulent, der udfører en konkret og afgrænset opgave for egen regning og risiko, og som ikke bliver ansat i virksomheden.
Det er dog vigtigt at huske på, at der i dansk ret ikke findes en definition på, hvornår man er lønmodtager.
Forskellige kontrakttyper
Den beskyttelse, som den ansættelsesretlige lovgivning giver en lønmodtager, kan som regel ikke fraviges ved en aftale. Parterne kan derfor ikke selv bestemme, om der er tale om et reelt lønmodtagerforhold eller arbejde udført af en freelancer, der ikke bliver ansat i virksomheden. Det er de konkrete omstændigheder i forbindelse med arbejdets udførelse, der er afgørende.
Arbejdsgiveren skal inden en aftale indgås nøje overveje, om freelanceren juridisk vil blive vurderet som freelancer og ikke en lønmodtager. Derfor er det vigtigt at udarbejde en arbejdskontrakt, der præcist beskriver de vilkår, der gælder for arbejdsforholdet.
Følgende forhold indikerer, at der er tale om et lønmodtagerforhold:
Følgende forhold indikerer, at der er tale om en freelancer:
Der skal altid laves en konkret vurdering på baggrund af alle vilkår i arbejdskontrakten. Det er derfor vigtigt, at du som arbejdsgiver ser på det samlede billede og ikke kun de enkelte forhold.
Søg rådgivning ved tvivl
Afgrænsningen mellem freelancere og lønmodtagere kan være svær. Det er ikke defineret i hverken lovgivning eller kollektive overenskomster, men er en meget konkret vurdering.
Hvis der er flere dokumenter der skal underskrives, ud over samarbejdsaftale, er der måske et fortrolighedsdokument, en bonus aftale, og mange flere typer af aftaler og hvor det er vigtigt at dokumenterne underskrives i en bestemt rækkefølge.
Upload kontrakt, udfyld med navn og email adresser på dem der skal underskrive og tryk send.
Enkelt at vælge underskrift rækkefølge på dokumenter og personer. For eksempel at det er den medarbejder, Freelanceren, eller konsulenten der underskriver først, og til sidst arbejdsgiver.
Underskrift at dokumenter i en bestemt rækkefølge kan selvfølgelig også håndteres af ePact. Når dokumenter er uploaded til sagen – simpelt Drag and Drop, kan det bestemmes i hvilken rækkefølge dokumenterne skal underskrives i og af hvem!
Det er muligt at inkludere eventuelle bilag, men om ikke kræver underskrift for at få en samlet sag med alle relevante dokumenter.
ePact Dashboard giver et hurtigt overblik over hvem der har skrevet under, og hvem der mangler, og der kan udsendes automatiske påmindelser til dem der mangler.
Uanset om det er egne standardansættelsesaftaler eller ansættelsesbeviser for det pågældende overenskomstområde for timelønnede medarbejdere, er ansættelsesaftaler underskrevet digitalt juridisk bindende og meget mere sikker da underskriveren bliver identificeret med en unik NemId signatur.
Det er selvfølgelig også en meget hurtigere måde at få standard ansættelsesaftaler underskrevet på, også selv om der ansættelsesaftaler der er reguleret af en overenskomst på det pågældende område eller fag. Digital underskrift er specielt effektivt, hvis der er geografisk afstand, tidszoner, eller det er mange medarbejdere, der er brug for at få ansat inden for kort tid, eller hvor det ikke umiddelbart er muligt at mødes inden en given tidsfrist.
Hvis der er flere dokumenter, der skal underskrives, ud over ansættelsesaftalen, der er måske et fortrolighedsdokument, en pensionsaftale og i nogle tilfælde kan der være en sundhedsforsikring, og med mange typer af aftaler, hvor det er vigtigt at dokumenterne underskrives i en bestemt rækkefølge.
Features:
Upload kontrakt, udfyld med navn og email adresser på dem der skal underskrive og tryk send.
Det er enkelt at vælge underskriftrækkefølge på dokumenter og personer, for eksempel at det er den medarbejder, der underskriver først, og til sidst arbejdsgiveren.
Underskrift at dokumenter i en bestemt rækkefølge kan selvfølgelig også håndteres af ePact. Når dokumenter er uploaded til sagen – simpel Drag and Drop, kan det bestemmes hvilken rækkefølge dokumenterne skal underskrives i og af hvem!
Det er muligt at inkludere eventuelle bilag, men om ikke kræver underskrift for at få en samlet sag med alle relevante dokumenter.
ePact Dashboard giver et hurtigt overblik over hvem der har skrevet under, og hvem der mangler, og der kan udsendes automatiske påmindelser til dem, der mangler.
Ansættelseskontrakter for funktionærer underskrevet digitalt er juridisk bindende og meget mere sikre, da underskriveren bliver identificeret med en unik MitID signatur.
Det er også en hurtigere måde at få funktionæransættelseskontrakten underskrevet på, specielt hvis der er geografisk afstand, tidszoner, eller hvor det ikke umiddelbart er muligt at mødes inden en given tidsfrist.
Hvis der er flere dokumenter, der skal underskrives, ud over ansættelsesaftalen, er der måske et fortrolighedsdokument, personalepolitik, IT-politik, en bonusaftale, i nogle tilfælde kan der være et warrantsprogram, og mange flere typer af aftaler, og hvor det er vigtigt at dokumenterne underskrives i en bestemt rækkefølge.
Features:
Upload kontrakt, udfyld med navn og emailadresser på dem der skal underskrive, og tryk send.
Du vælger let underskriftsrækkefølge på dokumenter og personer. Det kan være, at det er medarbejderen, der underskriver først, og til sidst arbejdsgiveren.
Det er muligt at inkludere eventuelle bilag, men om ikke kræver underskrift for at få en samlet sag med alle relevante dokumenter.
ePacts Dashboard giver et hurtigt overblik over hvem der har skrevet under, hvem der mangler og der kan udsendes automatiske eller manuelle påmindelser til dem, der mangler.
Det har aldrig været lettere og
hurtigere at indhente
underskrifter
