Sådan annullerer du en kontrakt der allerede er sendt
Sådan annullerer du en kontrakt der allerede er sendt
Du trykker send og indser med det samme: Forkert beløb. Forkert modtager. Eller en stavefejl i kundens navn. Panik? Ikke nødvendigt. At annullere en kontrakt der allerede er sendt, er nemmere end du tror – hvis du handler hurtigt.
Hvornår skal du annullere?
Ikke alle fejl kræver annullering. Før du trækker dokumentet tilbage, bør du vurdere om fejlen er væsentlig nok til at påvirke aftalens indhold eller gyldighed.
Du bør annullere hvis dokumentet er sendt til forkert modtager, der er fejl i beløb, datoer eller andre kritiske vilkår, en klausul mangler eller er forkert formuleret, eller dokumentet er en forældet version.
Du behøver sandsynligvis ikke annullere hvis der er mindre stavefejl der ikke påvirker forståelsen, eller hvis modtageren endnu ikke har åbnet dokumentet og du kan kontakte dem direkte.
Trin-for-trin: Annullér i ePact
1. Find dokumentet hurtigt
Log ind på ePact og gå til "Dokumenter". Brug søgefunktionen eller filtrer på status "Afventer" for at finde det sendte dokument.
2. Tjek status
Se om dokumentet allerede er underskrevet. Hvis modtageren har underskrevet, kan du ikke annullere – så skal du i stedet lave en tillægsaftale eller ny kontrakt der erstatter den forrige.
3. Klik annullér
Hvis dokumentet stadig afventer underskrift, finder du muligheden "Annullér" eller "Tilbagekald". Klik, og bekræft at du vil trække dokumentet tilbage.
4. Modtageren får besked
Når du annullerer, modtager den oprindelige modtager automatisk en notifikation om, at dokumentet er trukket tilbage og ikke længere kræver handling.
5. Send den korrekte version
Ret fejlen i dit dokument og send på ny. Tilføj eventuelt en kort besked der forklarer, at dette erstatter det tidligere fremsendte.
Hvad hvis dokumentet allerede er underskrevet?
Her bliver det mere kompliceret. En underskrevet kontrakt er juridisk bindende, og du kan ikke bare slette den.
Dine muligheder er at kontakte modtageren og forklare fejlen, derefter udarbejde en tillægsaftale der korrigerer de fejlagtige punkter eller lave en helt ny kontrakt og få begge parter til at underskrive en ophævelse af den oprindelige aftale.
I begge tilfælde er dokumentation vigtig. Gem den fejlagtige kontrakt sammen med den korrigerede version, så du har et komplet overblik.
Forebyg behovet for annullering
De fleste annulleringer skyldes hastværk. Her er nogle vaner der reducerer fejl:
Brug skabeloner med forhåndsudfyldte felter, så du kun skal tilpasse få ting. Dobbelttjek modtagerens e-mail før du sender. Preview dokumentet i fuld visning – ikke bare hurtig gennemlæsning. Og få en kollega til at kigge på vigtige kontrakter før afsendelse.
Kommunikation ved annullering
Når du sender en ny version efter annullering, er klar kommunikation vigtig. En kort besked som "Hej [Navn], jeg har tilbagekaldt det tidligere fremsendte dokument på grund af en fejl i [beløb/dato/vilkår]. Vedhæftet er den korrekte version. Beklager forvirringen." viser professionalisme og holder kunden informeret.
Hvad sker der med annullerede dokumenter?
I ePact forbliver annullerede dokumenter i dit arkiv med status "Annulleret". Du kan stadig se dem af hensyn til dokumentation, men de kræver ingen handling og tæller ikke som aktive aftaler.
Bundlinjen
Fejl sker – det vigtige er, hvordan du håndterer dem. Med ePact kan du annullere et sendt dokument med få klik, så længe det ikke allerede er underskrevet.
Handle hurtigt, kommunikér klart, og send den korrekte version. Din professionalisme måles ikke på, om du aldrig laver fejl – men på hvordan du retter dem.
