Fra papir til digital: Sådan migrerer du din kontrakthåndtering
Fra papir til digital: Sådan migrerer du din kontrakthåndtering
Papirkontrakter har tjent os godt i mange år. Men i en tid hvor hastighed, sikkerhed og sporbarhed er afgørende, holder de fysiske mapper ikke længere. Hvis du overvejer at skifte til digital kontrakthåndtering, men ikke ved, hvor du skal starte, er denne guide til dig.
Hvorfor skifte nu?
De fleste virksomheder ved, at digital kontrakthåndtering er smartere. Alligevel udskyder mange skiftet, fordi det virker uoverskueligt. Men overvej prisen ved at vente:
- Tid brugt på print, scanning og manuel arkivering
- Risiko for tabte eller beskadigede dokumenter
- Manglende overblik over kontrakters status
- Svært ved at finde specifikke aftaler hurtigt
- Utilstrækkelig dokumentation ved tilsyn
Jo længere du kører med papirbaserede processer, desto større bliver opgaven med at digitalisere. Start i det små, og byg op derfra.
Trin 1: Kortlæg dine nuværende processer
Før du vælger en digital løsning, skal du forstå dine eksisterende arbejdsgange. Stil dig selv disse spørgsmål:
- Hvilke typer kontrakter håndterer vi mest?
- Hvor mange kontrakter behandler vi månedligt?
- Hvem er involveret i underskriftsprocessen?
- Hvor arkiveres kontrakter i dag, og hvordan finder vi dem igen?
- Hvilke flaskehalse oplever vi oftest?
Svarene hjælper dig med at identificere, hvor digitaliseringen vil give størst effekt.
Trin 2: Vælg den rigtige løsning
En god e-signatur løsning skal være nem at bruge for både dig og dine modtagere. Kig efter disse funktioner:
- Integration med MitID for sikker digital underskrift
- Mulighed for flere underskrivere på samme dokument
- Automatisk tidsstempling og audit trail
- Sikker opbevaring med kryptering
- Skabeloner til gentagende kontrakttyper
Med ePact får du alt dette samlet i én platform. Du kan sende dokumenter til digital signatur på under ét minut og følge med i, hvornår hver underskriver signerer.
Trin 3: Start med én kontrakttype
Forsøg ikke at digitalisere alt på én gang. Vælg én kontrakttype som pilotprojekt – for eksempel ansættelseskontrakter, kundeaftaler eller leverandøraftaler.
Kør processen digitalt i en måned og evaluer: Hvor meget tid sparer I? Hvilke udfordringer opstod? Hvad kan forbedres? Brug erfaringerne til at rulle ud til flere kontrakttyper.
Trin 4: Håndter eksisterende arkiv
Du behøver ikke scanne alle gamle kontrakter med det samme. En pragmatisk tilgang er at digitalisere løbende: Når en eksisterende kontrakt skal fornys eller opdateres, oprettes den digitalt. Over tid vil dit digitale arkiv vokse naturligt.
For kritiske dokumenter – som løbende samarbejdsaftaler eller kontrakter med lang løbetid – kan det give mening at scanne og uploade dem til din digitale platform for samlet overblik.
Trin 5: Træn dit team
Selv den bedste løsning fejler, hvis medarbejderne ikke bruger den. Sørg for en kort introduktion til teamet, og udpeg eventuelt en superbruger, der kan hjælpe kolleger i gang.
Den gode nyhed: Moderne platforme som ePact er intuitive og kræver minimal oplæring. De fleste er i gang på få minutter.
Digital kontrakthåndtering er ikke et spørgsmål om hvis, men hvornår. Jo før du starter, desto hurtigere høster du fordelene ved en enkel, sikker og effektiv underskriftsproces.
