Sådan bruger du ePact på tværs af afdelinger
Sådan bruger du ePact på tværs af afdelinger
"Salg bruger ePact, men HR har deres eget system, og indkøb kører stadig med papir." Det er en velkendt situation i mange virksomheder. Resultatet er manglende overblik, inkonsistente processer og tid spildt på at lede efter kontrakter på tværs af systemer.
Når hele organisationen samles om ét system, får I styr på kontrakterne – og hinanden.
Hvorfor fælles kontrakthåndtering giver mening
Forskellige afdelinger har forskellige kontraktbehov, men udfordringerne er de samme: Dokumenter skal sendes til underskrift, status skal følges, og færdige kontrakter skal arkiveres sikkert.
Med ePact som fælles platform får I centralt overblik over alle virksomhedens aftaler, ensartede processer og kvalitet på tværs af afdelinger, reduceret risiko for tabte eller glemte kontrakter og bedre samarbejde når flere afdelinger er involveret i samme aftale.
Hvilke afdelinger bruger typisk ePact?
Salg og kundeservice
Salgsaftaler, tilbud, servicekontrakter og kundeaftaler. Hurtig underskrift er ofte afgørende for at lukke en handel.
HR og personale
Ansættelseskontrakter, tillæg, fratrædelsesaftaler, fortrolighedserklæringer og personalepolitikker. HR håndterer ofte store mængder dokumenter med mange underskrivere.
Indkøb og leverandører
Leverandøraftaler, rammeaftaler, indkøbsvilkår og databehandleraftaler. God dokumentation beskytter virksomheden mod risici.
Finans og økonomi
Låneaftaler, garantier, leasingkontrakter og finansielle aftaler. Kræver ofte høj sikkerhed og MitID-signering.
Juridisk og compliance
Oversigt over alle kontrakter, standardskabeloner og sikring af at vilkår er juridisk korrekte på tværs af organisationen.
Opsætning: Struktur der virker
1. Definer mappestruktur
Opret en logisk mappestruktur der afspejler organisationen. Det kan være efter afdeling, kontrakttype eller en kombination. Eksempel: Salg > Kundeaftaler > 2025 eller HR > Ansættelseskontrakter > Aktive.
2. Tildel roller og rettigheder
Ikke alle skal kunne se alt. I ePact kan du styre hvem der har adgang til hvilke mapper og dokumenter. HR ser HR-kontrakter, salg ser salgsaftaler, og ledelsen får overblik over det hele.
3. Opret afdelingsspecifikke skabeloner
Hver afdeling har sine egne kontrakttyper. Opret skabeloner der passer til de enkelte afdelingers behov, med de rigtige felter og klausuler forhåndsdefineret.
4. Udpeg superbrugere
Hver afdeling bør have en superbruger der kender systemet godt, kan hjælpe kolleger og fungerer som bindeled til den centrale administrator.
Samarbejde på tværs
Nogle kontrakter involverer flere afdelinger. En stor kundeaftale kan kræve input fra salg, jura og finans. En ny ansættelse kan involvere HR, den ansættende leder og IT.
Med ePact kan flere afdelinger arbejde på samme dokument. I kan dele kontrakter på tværs af afdelinger når relevant, sætte interne godkendelser før ekstern udsendelse, følge status uanset hvilken afdeling der ejer kontrakten og kommentere og samarbejde direkte i systemet.
Udrulning: Sådan får du alle med
1. Start med én afdeling
Vælg en afdeling med klart behov og motivation. Lad dem blive eksperter og ambassadører for resten af organisationen.
2. Dokumentér succesen
Mål tidsbesparelse, færre fejl og hurtigere underskrifter. Konkrete resultater overbeviser skeptikere.
3. Tilpas til hver afdeling
Vis hvordan ePact løser netop deres udfordringer. HR har andre behov end salg – kommunikér værdien specifikt.
4. Giv tilstrækkelig træning
En kort introduktion på 30-60 minutter er ofte nok. Supplér med skriftlige guides og en superbruger de kan spørge.
5. Rul ud gradvist
Tag én afdeling ad gangen. Det giver mulighed for at justere og lære undervejs.
Governance og kontrol
Når flere afdelinger bruger samme system, er fælles retningslinjer vigtige. Definer navngivningskonventioner, arkiveringsprincipper og ansvarsfordeling. Beslut hvem der må oprette skabeloner og hvem der kan slette dokumenter. Og sørg for regelmæssig oprydning og kvalitetssikring.
Bundlinjen
ePact er designet til at vokse med din organisation. Fra én afdeling til hele virksomheden får du en platform der samler kontrakthåndtering, skaber overblik og sikrer ensartet kvalitet.
Start småt, dokumentér værdien, og udvid gradvist. For når alle arbejder i samme system, bliver kontrakthåndtering en styrke – ikke en flaskehals.
