Sådan tracker du underskriftsprocessen med flere parter
Sådan tracker du underskriftsprocessen med flere parter
Fire partnere skal underskrive en aktionæraftale. To sidder i København, én er på forretningsrejse i Singapore, den sidste er på ferie i Spanien. I gamle dage ville dette være et logistisk mareridt. I dag kan du følge præcis hvor i processen hver enkelt er - i realtid.
Problemet alle kender (men ingen taler om)
Vi har alle prøvet det. Du sender en kontrakt til underskrift hos flere parter. Så begynder ventespillet. Har alle modtaget den? Hvem har åbnet dokumentet? Hvem mangler at underskrive? Efter tre dage sender du en påmindelse til alle - også dem der allerede har underskrevet.
Det er ineffektivt, irriterende og uprofessionelt. Men sådan behøver det ikke være.
Real-time tracking ændrer alt
Med ePact kan du følge hver enkelts underskriftsrejse som var det en pakke fra PostNord. Du ser præcis:
- Hvem der har modtaget invitationen
- Hvem der har åbnet dokumentet
- Hvem der har underskrevet
- Hvem der mangler handling
Men det smarteste? Systemet gør mere end bare vise status. Det hjælper dig med at få processen i mål.
Intelligente påmindelser der virker
I stedet for at sende masseemails til alle, kan du målrette din kommunikation. Person A har åbnet dokumentet tre gange men ikke underskrevet? De har måske spørgsmål. Send en personlig besked.
Person B har slet ikke åbnet mailen? Måske landede den i spam. Ring til dem.
Person C underskrev med det samme? De behøver ingen påmindelse.
Rækkefølge betyder noget
Nogle gange skal dokumenter underskrives i bestemt rækkefølge. Måske skal din advokat godkende først, derefter bestyrelsen, og til sidst direktøren.
ePact håndterer dette automatisk. Næste person får først besked, når den forrige har underskrevet. Ingen forvirring, ingen fejl.
Praktiske tips fra virkeligheden
Sæt realistiske deadlines: Giv folk tid nok, men ikke for meget. 3-5 hverdage virker optimalt for de fleste dokumenter.
Udnyt prime time: Send dokumenter tirsdag-torsdag formiddag. Undgå fredage og mandag morgen.
Personalisér følgebeskederne: "Hej Thomas, jeg kan se du har kigget på kontrakten. Er der noget, du er i tvivl om?" virker bedre end generiske påmindelser.
Brug telefonen: Hvis nogen ikke reagerer efter to påmindelser, ring til dem. Der er ofte en simpel forklaring.
Dashboard'et der giver overblik
Forestil dig at kunne se alle dine aktive dokumenter på ét skærmbord. Grønne flueben for underskrevne. Gule ikoner for ventende. Røde advarsler for forsinkede.
Det er ikke fremtidsmusik - det er hvad moderne underskriftssystemer tilbyder i dag.
Hvorfor dette betyder alt for din forretning
Tid er penge. Hver dag en kontrakt forsinkes, er en dag hvor projektet ikke kan starte, medarbejderen ikke kan begynde, eller handlen ikke kan gennemføres.
Med ordentlig tracking og opfølgning reducerer du gennemsnitlig underskriftstid med op til 70%. Det er ikke bare statistik - det er hurtigere cash flow, gladere kunder og mindre stress.
Start med at tracke dine underskrifter ordentligt. Du vil undre dig over, hvor meget tid du har spildt indtil nu.
